Wspólna Metoda Oceny – CAF (ang. Common Assesment Framework) jest narzędziem zarządzania jakością, zainspirowanym przez Model Doskonałości Europejskiej Fundacji Zarządzania Jakością (EFQM) oraz modelem Kompleksowego Zarządzania Jakością TQM ( ang. Total Quality Management), przeznaczonym dla jednostek administracji publicznej. Podobnie jak Kompleksowe Zarządzanie jakością (TQM), narzędzie CAF wpisuje się w fundamentalne zasady doskonałości: zorientowanie na wyniki, skupienie na obywatelach/klientach, przywództwo i stałość celów, zarządzanie przez procesy i fakty, współuczestnictwo pracowników, stałe doskonalenie i innowacyjność, wzajemne korzystne partnerstwo i odpowiedzialność społeczna Jednostki. Jest to model całościowego przeglądu funkcjonowania Urzędu, z uwzględnieniem analizy wyników jej działalności oraz potencjału organizacyjnego, oparte na założeniu, że osiągnięcie pożądanych rezultatów działań Urzędu zależy od jakości przywództwa, wpływającego na politykę i strategię Starostwa, zarządzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania relacji partnerskich, zasoby i procesy.
Wdrożenie i zastosowanie metody CAF w Starostwie w grudniu 2011 roku stanowiło i nadal stanowi element realizacji Polityki Jakości Zarządzania Urzędem, a tym samym dążenie do systematycznego rozwoju i implementacji nowych narzędzi pozwalających na doskonalenie funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Opocznie.
Marek Ksyta Starosta Opoczyński w drodze zarządzenia wprowadził Plan usprawnień (doskonalenia) w Starostwie Powiatowym w Opocznie. Plan usprawnień został wprowadzony w związku z przeprowadzeniem w 2014 roku w Starostwie II samooceny, zgodnie z metodą CAF.
W Planie tym ujęte są obszary wymagające usprawnień, wskazane działania doskonalące do realizacji, termin realizacji działań doskonalących oraz wskazane są osoby odpowiedzialne za realizację tych działań. Są to bardzo różne obszary, m. in. takie jak: monitorowanie zasobów ludzkich, brak mechanizmów pozyskiwania opinii pracowników, opinii publicznych, ograniczony dostęp komunikacji publicznej do budynku na ul. Rolnej, lokalizacja Urzędu, pomiar w zakresie skuteczności obsługi klienta, pomiar w zakresie dostępności godzin pracy, czasu oczekiwania, pomiar w zakresie ogólnego wizerunku Urzędu wśród klientów, wskaźnik spraw wymagających powtórnego rozpatrzenia, pomiar zadowolenia pracowników z atmosfery w pracy, pomiar skutecznego wykorzystywania środków unijnych i wiele innych. Tych obszarów jest 22. Czas realizacji 2 lata.
Wszystkie te działania są wprowadzane, niektóre kontynuowane tylko i wyłącznie w jednym celu – by podnieść jakość usług jakie świadczymy dla naszych mieszkańców.
Realizując Politykę Jakości Zarządzania Urzędem, tj. m. in. Realizując Wspólną Metodę Oceny – CAF (ang. Common Assesment Framework) w której jedną z fundamentalnych zasad jest współuczestnictwo pracowników oraz wzajemne korzystne partnerstwo i odpowiedzialność społeczna, jak również zarządzanie przez procesy i fakty – wykonano w Starostwie badanie ankietowe wśród wszystkich pracowników.
Badanie satysfakcji pracowników Starostwa Powiatowego w Opocznie zostało przeprowadzone w trzech obszarach:
1. Oczekiwania wobec wykonywanej pracy
2. Komunikacja w Urzędzie
3. Relacje w zespole i relacje z przełożonym.
Pracownicy wypełniali ankiety wybierając dla każdego pytania odpowiedź w skali 1 – 6, gdzie ocena 1 oznaczała opinię negatywną, zaś ocena 6 bardzo wysoką. Ankiety miały charakter anonimowy. Po zakończeniu badania wyniki dla każdej kategorii i dla każdego pytania zostały zliczone i przedstawione zarówno w formie tabelarycznej, jak i graficznej. Wyniki badania stanowić będą dla kierownictwa Urzędu wskazówkę zarówno w zakresie identyfikacji obszarów dobrze funkcjonujących (wysoka średnia – tj. 4,0 i powyżej 4 pkt. dla danego pytania), jak również w zakresie przygotowania działań doskonalących tam, gdzie to konieczne (niska średnia – tj. poniżej 3 pkt. dla danego pytania).
Należy również zwrócić uwagę na fakt, że dwa pytania zostały sformułowane w odmienny sposób od pozostałych pytań. Są to stwierdzenia: „Plotki są istotnym elementem komunikacji w moim urzędzie” oraz „Myślę, że w innym zespole pracowałbym bardziej efektywnie”. Dla tych stwierdzeń niska punktacja stanowi ocenę pozytywną, czyli im niższa ocena tym bardziej pozytywna.
Podsumowując:
1. Oczekiwania wobec wykonywanej pracy: w tym obszarze na 16 stwierdzeń tylko 3 obszary wymagają wprowadzenia działań doskonalących, tj. otrzymały punktację poniżej 3,0. Są to:
a) uznanie za dobrą pracę = 2,93 ,
b) nagrody za dobrą pracę = 2,44 ,
c) dostępność jasno sformułowanej polityki personalnej = 2,8.
Ponadto, na jedno stwierdzenie - dobra płaca = 3,0 pkt. Wynik na pograniczu oceny pozytywnej.
2. Komunikacja w urzędzie: w tym obszarze na 7 stwierdzeń, żadne nie wymaga wprowadzenia działań doskonalących. Tutaj na uwagę zasługuje twierdzenie „ plotki są istotnym elementem komunikacji w moim urzędzie” – ocena na poziomie 3,19 jest oceną pozytywną.
3. Relacje w zespole i relacje z przełożonym: w tym obszarze na 9 stwierdzeń żadne nie wymaga wprowadzenia działań naprawczych. W tym obszarze na uwagę zasługuje stwierdzenie „ Myślę że w innym zespole pracowałabym bardziej efektywnie” – ocena na poziomie 2,6 jest oceną pozytywną.
Tym samym na 32 stwierdzenia dotyczące różnych zagadnień w trzech obszarach tylko 3 wymagają wprowadzenia działań naprawczych, a jedno jest na pograniczu oceny pozytywnej. Wszystkie te 3 oceny dotyczą uznania za dobrą płacę i jasno określonej ścieżki kariery, dobrej płacy. Niezwykle ważne jest że na stwierdzenie „ Jestem zadowolony z pracy w urzędzie” średnia ocena wynosi 4,44 i jest to bardzo dobra ocena. Na to stwierdzenie aż 41% badanych dało oceny 5 i 6 pkt.
Dokonując kompleksowego przeglądu funkcjonowania Urzędu, z uwzględnieniem analizy wyników jej działalności oraz potencjału organizacyjnego, oparto się na założeniu, że osiągnięcie pożądanych rezultatów działań Urzędu zależy od jakości przywództwa, wpływającego na politykę i strategię Starostwa, ale też zarządzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania relacji partnerskich, zasoby i procesy.
Wdrożenie i zastosowanie metody CAF w Starostwie w grudniu 2011 roku stanowiło i nadal stanowi element realizacji Polityki Jakości Zarządzania Urzędem, a tym samym dążenie do systematycznego rozwoju i implementacji nowych narzędzi pozwalających na doskonalenie funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Opocznie. Ważnym jej elementem jest zarządzanie zasobami ludzkimi i stąd to badanie satysfakcji pracownika.
Wszystkie te działania są wprowadzane, tylko i wyłącznie w jednym celu – by podnieść jakość usług jakie świadczymy dla naszych mieszkańców.
